Si
me preguntan, trabajar a distancia es lo mejor hay. Actualmente estoy
escribiendo desde un bar en una pequeña playa en una isla remota en
el sur de Tailandia. Cuando levanto la vista de mi laptop, sólo veo
el infinito océano y sus aguas cristalinas. Disfrutaré de esta
mañana sin distracciones y me concentraré en mi trabajo porque el
resto del equipo ni siquiera se ha despertado. Las zonas horarias
funcionan muy bien para los equipos distribuidos.
Mi
colega Thomas recientemente habló con 11 Líderes en Gestión de
Proyectos (11
Thought Leaders in Project Management)
sobre el impacto que genera trabajar a distancia en una compañía;
algunos expertos en Scrum argumentaron que los equipos distribuidos
pueden trabajar juntos de forma efectiva, mientras que otros
estuvieron fuertemente en desacuerdo.
Entiendo
sus preocupaciones; no puedes simplemente abrir las puertas de la
empresa y liberar a todos en la jungla. No está garantizado que
terminarás con un negocio próspero. Un ejemplo claro es el de
Marissa Mayer en Yahoo, en el famoso recorte laboral de trabajo a
distancia en 2013 (axed
remote work),
cuando sintió que algunos empleados estaban abusando del mismo.
Entonces,
¿cómo puede lograr una compañía tecnológica el trabajo a
distancia? Continúa leyendo. La siguiente historia está basada en
nuestra experiencia en Planio y cómo logramos que el trabajo a
distancia funcionara.
Entra
en Planio, mi Compañía a Distancia
Existen
una cantidad de cosas que me motivaron a comenzar mi compañía.
Separarme del trabajo del cliente, al tiempo que mantenía todos los
beneficios de trabajar como freelancer sin una ubicación fija fue
uno de los motivos.
En
2009, me encontraba bajo la sombra de unos cipreses en un hermoso
jardín al estilo mediterráneo, desde donde podía ver las colinas
toscanas, mientras trabaja arduamente en un nuevo proyecto: Planio.
En
una herramienta de gestión de proyectos para personas como yo:
desarrolladores. Planio ayuda a crear proyectos de clientes de forma
más organizada y transparente, mientras reduce el número de
herramientas y plataformas que se necesitan para realizar el trabajo.
Planio está basada en Redmine
de código-abierto (Un proyecto de software de código abierto basado
en Ruby on Rails*), el cual he utilizado a distancia con mis clientes
desde sus comienzos. En cierta forma, el trabajo a distancia ya se
encuentra en ADN de Planio.
Hoy
en día, mi pequeño proyecto paralelo ha crecido hasta convertirse
en una empresa de verdad. Somos un equipo de 10 personas, prestando
servicio a más de 1,500 negocios en el mundo. Tenemos una oficina en
Berlín, pero muchos de nosotros trabajamos a distancia.
En
este artículo, indagaré en los principios, herramientas y lecciones
que me han ayudado a lo largo de los años. Después de leerlo,
espero puedas diseñar el software de tu compañía para que sea
remote-friendly desde el principio.
“Hablar
no cuesta nada. Muéstrame el código.” Linus Torvalds
Cada
Jueves tenemos una conferencia por video-llamada (All-hands
conference) donde discutimos lo que hicimos la semana anterior, y lo
que haremos a futuro.
Al
principio, pasamos mucho tiempo discutiendo ideas antes de decidir
qué hacer, pero descubrimos que es mucho más difícil cuando
algunos miembros del equipo tienen una mala conexión a Internet y no
puedes verlos.
Ahora
usualmente solo “hacemos las cosas” y después lo discutimos,
creamos un prototipo que funcione con algunas ideas esenciales y
después hablamos sobre eso. Por ejemplo, recientemente nos
encontramos con algunos problemas de desempeño con nuestros
repositorios de Git. En lugar de discutir y analizar todas las formas
en las que podíamos ahorrarnos un par de milisegundos por aquí y
allá con cada propuesta, mi colega Holger simplemente construyó sus
mejoras sugeridas (Speeding
up Git at Planio)
en una prueba de concepto en un servidor en staging hacia donde
dirigimos parte de nuestro tráfico. Esto resultó bastante bien y
estas ideas irán a producción.
Este
método hace que todos se enfoquen en la acción en vez de hablar. El
tiempo invertido en escribir código es recompensado al ver que
pasamos menos tiempo andando con rodeos.
Utiliza
la Comunicación Escrita
La
comunicación en tiempo real inhabilita la claridad. Llamar a un
compañero cuando necesitas algo es fácil e instintivo, pero no es
siempre tu mejor opción. No puedo recordar cuantas veces empecé a
escribir un correo o una nota de Planio para luego resolver el
problema mientras redactaba.
Zach
Holman, uno de los primeros ingenieros contratados en GitHub, está
de acuerdo en que: “El texto es explícito. Al forzar la
comunicación a través de un método escrito, fuerzas a las personas
a formular mejor sus ideas.”
La
comunicación escrita también te hace más respetuoso del tiempo de
los demás, en especial cuando vives a varias zonas horarias de
distancia. Una comunicación inmediata puede disruptiva; puede ser
que la persona se encuentre tratando de averiguar porque un sistema o
proceso no funcionó correctamente. En cambio con un correo, él o
ella puede leerlo cuando le sea más conveniente, y dar una respuesta
adecuada.
Se
tan Transparente como sea Posible
Pasar
mucho tiempo preocupándose por las políticas de oficina no es la
forma más propicia para enviar un software que funcione, y la
claridad o transparencia promueve la confianza. No es una
coincidencia que compañías a distancia, como Buffer, tengan una
transparencia radical. En el caso de Buffer, la empresa comparte
información sobre los ingresos y salarios de todos sus empleados.
Automattic,
la compañía detrás Wordpress.com, también pone énfasis en la
transparencia. En el libro “El Año sin Pantalones” (The
Year Without Pants),
Scott Berkun comparte su experiencia trabajando a distancia para
Automattic, y que todas las decisiones y discusiones están
disponibles para los empleados en su plataforma de debate P2 como
parte de su énfasis en la transparencia.
La
función de chat en Planio funciona de forma similar. Los debates
están abiertos para todo el mundo y los historiales de chat están
conectados automáticamente desde los problemas que se discutieron
para que nadie quede de lado; incluso los nuevos empleados pueden
leer las decisiones que se tomaron anteriormente y por qué. Cuando
comencé a desarrollar la función para chatear, considere agregar
una función para chatear en privado con otros, pero cuando los
debatimos en equipo, llegamos a la conclusión de que era mejor no
hacerla para tener la mayor transparencia posible en el equipo.
Me
parece que la transparencia en equipo es fundamental para equipos
remotos. Por ejemplo, imagina por un momento que acabas de unirte a
un equipo de desarrolladores a distancia. Quizás nunca has conocido
a tus nuevos colegas. No conoces las reglas tácitas de
comportamiento. Puede ser que te preocupe si estás realizando un
buen trabajo o no. ¿Tus compañeros de trabajo están siendo
sarcásticos o sus cumplidos son en realidad sinceros? ¿Estarán
discutiendo en privado si eres un buen ingeniero?
Digitaliza
tus Sistemas
Escogemos
nuestros servicios de acuerdo a lo que ofrecen en plataformas online,
desde los proveedores de teléfono hasta los bancos (algunos incluso
ofrecen un pequeño incentivo financiero si decides dejar los
papeles, además es genial para el medio ambiente). Yo tengo la
fortuna de tener un abogado y un contador para Planio a los que no
les importa enviar correos o mensajes por Google Hangouts, en lugar
de decirme que vaya hasta sus oficinas. (En realidad recomiendo
preguntar sobre ello en la primera reunión). Y puntos extra si se
logra que firmen con una herramienta de gestión de proyectos y
formen parte de tu equipo.
Hemos
estado digitalizando nuestro correo postal; en Planio usamos un
servicio llamado Dropscan, el cual recibe nuestras cartas, las
escanea y reenvía las más importantes a las personas indicadas. No
te gustaría que un amigo las agarrara y las leyera en Skype. Si no
puedes encontrar un proveedor que escanee tu correo postal en tu país
o ciudad, algunos sitios ofrecen membresías virtuales para tener una
dirección postal física mientras no estés en la zona.
Para
aquellas compañías que aún siguen enviando correo, existen
servicios para que nunca haya necesidad de visitar una oficina postal
nuevamente. Nosotros utilizamos una empresa de imprenta Alemana con
una API (interfaz de programación de aplicaciones) que
automáticamente envía una carta junto con una calcomanía a cada
nuevo cliente de Planio. Es algo que a la gente le encanta, y no
tenemos que imprimir y enviar nada. Algunas alternativas
internacionales son Lob y Try Paper.
¿Deberías
tener una Presencia Digital?
En
un co-working en la Isla tropical Koh Lanta, Tailandia, me di cuenta
que alguien en rol de apoyo para una gran plataforma de e-commerce
estaba constantemente en una video conferencia con el resto del
equipo. Sqwiggle ofrece una función similar de “presencia” para
equipos remotos.
Supongo
que demandar que todos los empleados estén “presentes” mediante
video mientras trabajan puede basarse en el miedo de que los
empleados abusen de los beneficios del trabajo a distancia. En mi
experiencia, este no es el caso. En el co-working tropical se siente
cierta urgencia en el aire, a pesar de los atuendos casuales y los
cócteles de coco. Las personas están concentradas tranquilamente en
sus laptops; es como si quisieran que el trabajo a distancia funcione
y muestre resultados para mantenerse lejos de una oficina para
siempre.
Nos
dimos cuenta que no necesitamos una presencia digital porque tenemos
un nivel de confianza muy alto con todo el equipo. También me parece
que es importante respetar la privacidad de todos. Si tu empresa está
haciendo el cambio de oficina física a trabajo remoto, la presencia
digital puede ayudar a calmar esos problemas de desconfianza en los
gerentes más ansiosos.
Escoge
Bootstrapping en lugar de Capital de Riesgo
La
mayoría de los capitalistas de riesgo buscan resultados
descomunales, por lo que prefieren un pequeño estallido de 12-meses
de trabajo de un equipo en lugar de un ritmo más sustentable. Front
App, una nueva empresa fundada por Y Combinator, la aceleradora de
Silicon Valley, alquiló una casa en la bahía durante su estadía de
tres meses en el programa de la misma aceleradora. La meta es
optimizar para evaluar una idea empresarial rápidamente.
Dada
esta mentalidad de resultados desmesurada, puede ser que sea algo
difícil convencer
a un capitalista
de riesgo que financie
una estadía en un playa de Camboya. Es por ello que muchas empresas
respaldadas (como Buffer o Treehouse) que se dedican al trabajo a
distancia, primero tenían ventajas. Buffer era rentable antes de que
se invirtiera en ella, mientras que Ryan Carson, el fundador de
Treehouse, ya había demostrado sus habilidades con otra compañía.
Pero
he aquí otra opción que es mejor que capitalismo de riesgo:
Bootstrapping. Lo cual significa financiar una empresa con los
ingresos de sus primeros clientes. En mi opinión, es el mejor
enfoque porque permite fundar tu empresa con tus propios términos y
mantenerte en control. Sin embargo, muchas veces se requiere tener
dos trabajos o trabajar de forma freelance mientras se saca la
compañía a flote. Me tomó aproximadamente dos años trabajando en
Planio y proyectos para clientes (con mi agencia desarrollo de
software LAUNCH/CO)
para poder empezar de lleno, pero valió la pena.
Bootstrapping
también te fuerza a construir un negocio que genere ingresos desde
el principio, lo cual me parece mucho más saludable. Una pista:
Construir un B2B SaaS hace que todo sea mucho más fácil que crear
una aplicación de consumidores, debido a que las empresas están más
dispuestas a pagar suscripciones mensuales si se le agrega
importancia. Se deben vender muchas aplicaciones de consumidores en
iPhone a $0.99 para cubrir un mes de pago de así sea el equipo más
pequeño.
Bootstrapping
también te fuerza a construir un negocio que genere ingresos desde
el principio.
Ponle
el Precio a tus Productos Estratégicamente
Uno
de nuestros primeros clientes era una gran empresa tecnológica con
billones de ingresos al año. Obviamente, estaba encantado cuando nos
escogieron por encima de competidores más grandes y mejor
establecidos. Sigue siendo un cliente satisfecho, pero ahora nos
hemos alejado de grandes empresas; he descubierto que se necesitan
muchas reuniones en persona y se los lleve de la mano antes de
convertirse en un cliente.
Como
dice Jason Lemkin en su artículo sobre cómo escalar al éxito para
SaaS (Scaling
Your Customer Success Team),
cuando tienes una gran empresa, alguien tendrá que tomar un jet dos
veces al año para visitarlos. Si tienes una empresa pequeña de dos
o tres personas, esa persona serás tú, el CEO, el CMO y el CSO
todos-en-uno, el hámster con exceso de trabajo.
Manteniendo
los precios en el rango modelo de unos $49/$99/$249 como ha sugerido
el desarrollador ahora empresario Patrick McKenzie, esto significa
que no se tendrá que contratar un equipo empresarial de ventas, y
luego tener que ganar la inmensa cantidad de dinero que un equipo así
requiere. Tú, el cliente, no esperaras que el CEO de una empresa
aparezca en Navidad con una caja de chocolates cuando estas pagando
$249 al mes.
Desarrolla
en Código Abierto
Un
negocio con respaldo de riesgo basado en software propietario está
muy bien cuando juegas “El Ganador se lleva Todo” y eres dueño
del mercado. Cuando eres una compañía de bootstrap, el software de
código abierto puede darte ventajas y alcance que no podrías haber
logrado de otra forma.
Existe
una precedencia de empresas tecnológicas rentables construyendo
negocios en base a código abierto; el famoso código abierto Rails
de Basecamp les ha garantizado ingenieros de alta calidad para el
resto de la eternidad. GitHub se ha convertido en un unicornio,
aprovechando el proyecto de código abierto Git que Linus Torvalds
comenzó a gestionar con las fuentes de Kernel de Linux. Nuestros
amigos en Travis-CI comenzaron un proyecto de código abierto,
crearon una campaña en Crowdfunding y luego lo convirtieron en un
negocio de bootstrap a distancia (la cual también hace campaña para
la diversidad tecnológica a través de su fundación).
Planio
está basada en Redmine y nosotros contribuimos muchas de nuestras
características y mejoras a la comunidad. Esto funciona muy bien en
muchas formas; nuestras contribuciones y compromiso con la comunidad
ayuda a que el proyecto de código abierto avance y Planio se exhibe
a potenciales clientes. Para nosotros, es la forma más auténtica de
desarrollar la marca; al mostrar nuestro código y responder las
discusiones técnicas abiertas, demostramos que sabemos lo que
estamos haciendo.
Contrata
Profesionales Certificados
Contratar
una flota de pasantes cada año solo tiene sentido si se planea que
el número de empleados crezca tan pronto como se llegue a la próxima
ronda de financiación.
La
externalización de tareas es fácil si se trata de copiar-y-pegar,
pero en realidad no se quiere externalizar los DevOps
(Desarrolladores y Operaciones) a alguien con la tarifa más baja por
hora, cuando tienes miles de clientes dependiendo de tus servidores:
querrás tener profesionales certificados como los que se encuentran
en Toptal.
Matt
Mullenweg, fundador de la plataforma de código abierto para blogs
WordPress, declaró que al concentrarse en la calidad significó que
su compañía, Automattic, pudiese contratar a candidatos
experimentados que manejan el ambiente de trabajo no estructurado de
una compañía a distancia.
Eso
significa que “audiciona” candidatos dándoles un trabajo pago en
un proyecto por varias semanas, y luego los contrata basándose en su
desempeño. Automattic descubrió que este método es mucho más
efectivo que los tradicionales CV’s y cartas de presentación para
encontrar los candidatos adecuados.
Resalta
la Calidad de Vida
Trabajar
toma una increíble cantidad de tiempo año tras año. No debería
ser algo que haces solo para terminarlo y ya; si es así,
probablemente terminarás desperdiciando gran parte de tu vida. La
mejor fuente de inspiración y el ingrediente principal para grandes
resultados es un ambiente de trabajo que sea inspirador, agradable y
divertido. Viajar, aprender, y socializar con otras personas de
diferentes culturas hace que el trabajo sea menos como un sacrificio
o un mal necesario (al menos en mi vida), que cuando trabajas en una
oficina de nueve a cinco.
Trabajar
toma una increíble cantidad de tiempo, año tras año. No debería
ser algo que haces solo para terminarlo y ya.
No
se trata solo de viajar por el mundo, aunque también está el
aspecto de la libertad personal. Los padres pueden pasar más tiempo
con sus hijos gracias a que evitan un viaje de dos horas. No tienes
que vivir en Silicon Valley para ganar el sueldo de San Francisco.
Tal vez tu otra mitad también obtenga un trabajo en el extranjero y
no tengas que estar limitado a la terrible decisión de quedarte con
tu trabajo y continuar tu carrera, o convertirte en un “cónyuge de
traslado” con opciones profesionales limitadas.
En
Planio, aunque muchos de nosotros trabajamos a distancia, todos
tratamos de reunirnos una vez al año en un lugar divertido. El año
pasado, pasamos un par de semanas durante el verano en Barcelona, y
muchos de nosotros nos conocimos aquí en Koh Lanta este año. Aún
estoy buscando ideas para el próximo destino, ¡así que déjame
saber si tienes algunos consejos de viaje!
¿Qué
tipo de herramientas, ideas o técnicas has aprendido hacen que el
trabajo a distancia sea más fácil y más efectivo? Déjame un
comentario abajo.
